Wegwijs worden in het woud van regels en obstakels

Hoewel de markt van aanbestedingen tientallen miljarden euro's per jaar betreft, komen er bij MKB Nederland steeds vaker geluiden binnen dat steeds minder ondernemers meedingen naar opdrachten van de (semi)-overheid. Reden om niet mee te dingen naar de toch zeer lucratieve mogelijkheden in de wereld van de tenders is dat men te weinig inzicht heeft in de regelgeving omtrent de aanbestedingsprocedure. In uw zoektocht door tendersland kunt u niet alleen praktisch advies gebruiken maar moet u ook vertrouwd raken met de aanbestedende instantie.

Aanbestedingsregels in Nederland zijn niet nieuw

Openbaar aanbesteden wordt door de Rijksoverheid voor het eerst verplicht gesteld bij Koninklijk Besluit in 1815. Het ging toen om "alle aannemingen van werken en leveranciën ten behoeve van den lande, meerder dan vijf honderd gulden". Ook toen al was het doel een doelmatig beheer van middelen en het bestrijden van corruptie onder ambtenaren. In de jaren zeventig ontstonden de eerste Europese regels over aanbestedingen met de wens naar een eerlijke, maar vooral vrije economie. Het doel van de richtlijnen voor overheidsopdrachten is in de afgelopen dertig jaar onveranderd gebleven. Het achterliggende gedachtegoed is en blijft de bevordering van een sterke interne markt door het stimuleren van vrije en eerlijke concurrentie. Dit betekent dat overheidsopdrachten moeten worden opengesteld voor alle bedrijven binnen de unie, ongeacht hun nationaliteit.

Een nationale overheid mag dus geen opdrachten (van een bepaalde grootte) voorbehouden enkel en alleen aan ondernemingen uit eigen land. Om de gewenste gelijke kansen mogelijk te maken is het van belang dat de tenders die worden uitgeschreven dusdanig worden samengesteld dat alle bedrijven uit de Unie ook een inschrijving kunnen indienen. Er mogen dus geen eisen opgesteld worden waaraan alleen nationale bedrijven kunnen voldoen. Om de openheid in de aanbestedingen te waarborgen dient na toekenning van de opdracht ook bekend te worden gemaakt aan welke partij de opdracht is gegund.

Wanneer wordt er aanbesteed?

Volgens de Europese wetgeving is er sprake van aanbesteding als er een aanbestedingsplichtige opdrachtgever en een aanbestedingsplichtige opdracht is. De aanbestedingsplichtige opdrachtgevers zijn overheidsinstellingen, dan wel instellingen die voor een belangrijk deel door de overheid worden gefinancierd of waarop de overheid anderszins toezicht houdt of leiding geeft (d.z. semi-overheidsinstellingen zoals de universiteit). Zij is verplicht een opdracht Europees aan te besteden als de geraamde waarde van de opdracht gelijk is aan het drempelbedrag (zoals vastgesteld in de BAO en BASS besluiten) of deze overstijgt. In de tabel zijn de waarden opgenomen zoals die gelden voor 2008 en 2009.

De overheidsinstelling kan er ook voor kiezen om nationaal aan te besteden, dit kan echter alleen voor opdrachten waarvan de geraamde waarde onder het drempelbedrag blijft. De grote bouwministeries VROM, Defensie, V&W en LNV hebben zich al gecommitteerd om ook opdrachten die onder het drempelbedrag vallen (nationaal) aan te besteden.

Kansen in het aanbestedingsproces

Als er door de aanbestedende instantie is besloten of er een bepaalde opdracht wordt aanbesteed vallen er een drietal stadia te onderkennen in het aanbestedingsproces:

1. Strategiefase
   In deze fase worden de selectieen gunningcriteria vastgesteld en de na te streven (oplever)data en termijnen. In deze strategische fase wordt ook besloten voor welke wijze van aanbesteden wordt besloten. Wordt er gekozen voor een zogeheten onderhandse procedure dan nodigt de aanbestedende opdrachtgever een (aantal) ondernemer(s) uit, zonder openbare bekendmaking. Bent u hiervoor niet uitgenodigd dan adviseren wij u om op basis van het gelijkheidsprincipe aan de betreffende instelling aan te geven dat ook u wenst mee te dingen in de verkrijging van de opdracht. Let wel, er is voor de aanbestedende partij geen verplichting om u toe te laten, desondanks is niet geschoten altijd mis.
2. Selectiefase
   Aan de potentiële aanbieder zullen door de aanbestedende partij eisen worden gesteld op basis van selectiecriteria die van tevoren worden bepaald. Gedacht kan worden aan een minimumomzet die de onderneming moet hebben behaald over een bepaalde periode. Mocht u echter niet voldoen aan één van de gestelde criteria dan is het in principe mogelijk om als combinatie van bedrijven in te schrijven om zo elkaars onderlinge krachten te bundelen om wél in aanmerking te komen mee te dingen naar een opdracht.
3. Gunningfase
   In deze afsluitende fase wordt een opdracht toegekend en een contract afgesloten. Bij de bekendmaking van de voorgenomen gunningbeslissing wordt door de aanbestedende dienst in vrijwel alle gevallen een termijn van 15 dagen aangehouden, de zogeheten Alcateltermijn. De ondernemers die niet geselecteerd zijn wordt binnen deze termijn de mogelijkheid gegund om de redenen van hun afwijzing te achterhalen. Iedere inschrijver heeft recht op een goed gemotiveerde reden van afwijzing. Wordt deze door de aanbestedende dienst niet verschaft, sta er dan op dat u deze motivatie wél ontvangt, daar heeft u recht op en het geeft u inzicht in de selectiecriteria, zodat u daar bij een volgende inschrijving op in kunt spelen. Mocht u ervoor kiezen om de beslissing juridisch aan te vechten dan dient de juridische procedure ook binnen deze termijn van 15 dagen te worden gestart om nog kans te kunnen maken op de opdracht.

Aldus in het kort een beknopt overzicht van de aanbestedingsprocedure. Tenders Magazine zal u op de hoogte blijven houden van de ontwikkelingen op het gebied van de Europese aanbestedingen als ook enig inzicht verschaffen in de wet- en regelgeving die hiermee te maken heeft. Een betere kennis van de materie zal u kunnen helpen uw aanvraag op zo een manier op te stellen dat ook u de vruchten kunt plukken van de miljarden die er nog altijd in de aanbestedingenmarkt te verdienen zijn.

Wij wensen u goede zaken!