Samenwerken in tenders soms een must

Samenwerken in tenders is soms een must. Grote tenders worden vaak in onderdelen, ook wel kavels, verdeeld. Zoals bij de TU Delft voorlichting blijkt moeten de winnaars van de verschillende onderdelen goed met elkaar kunnen samenwerken. Naast de prijs, speelt hier, zoals, overigens in het leeuwendeel van alle aanbestedingen kwaliteit een belangrijke rol.

Onderhoud gebouwen zonder wanklank Europees aanbesteed

FMVG en Procurement van Finance & Control hebben met succes de aanbesteding afgerond voor het onderhoud van gebouwen 2009-2013. Eind januari werden de contracten getekend. Gerrit Kahlman, directeur FMVG: "Ik vind het vooral een succes omdat er geen enkel afgevallen bedrijf met juridische stappen heeft gedreigd."

Al in 2006 is FMVG (Facilitair Management en Vastgoed) begonnen met de voorbereidingen voor de aanbesteding van het onderhoud van gebouwen voor de periode 2009-2013, aldus directeur Gerrit Kahlman. "Gezien de omvang van de werkzaamheden moest het een Europese aanbesteding worden. Tegelijkertijd wilden wij ook dat de kleinere regionale bedrijven, waar de TU Delft al vele jaren mee samenwerkt, een reële kans zouden hebben om succesvol mee te kunnen dingen." Om deze beide wensen te kunnen realiseren werd er contact gezocht met Procurement van de directie Finance & Control en wel met Sander Heerbaart, gespecialiseerd in Europese aanbestedingen. "Mijn rol is te adviseren over de te volgen procedure. Procurement bemoeit zich niet met de inhoud van de werkzaamheden en de daarbij gestelde kwaliteitseisen. Dat onderdeel is en blijft de verantwoordelijkheid van de betrokken directie, in dit geval FMVG."

Digitaal

Om aan de wensen van FMVG tegemoet te komen, werd besloten het onderhoud op te delen in zeven pakketten, gerelateerd aan de werkzaamheden, zoals elektrotechnisch of bouwkundig. Daarbinnen is een indeling gemaakt in 33 'percelen' of bestekken, waarbij de omvang zodanig is gekozen dat kleinere lokale en regionale bedrijven ook een goede kans hadden om de opdracht te krijgen. Naast deze percelen kon ook worden ingeschreven op een aantal raamcontracten. Heerbaart: "Dat speelde onder andere bij schilderwerk, asbestsanering en vervangingsonderhoud. Via de Europese aanbesteding is er een raamovereenkomst met vier schildersbedrijven. Als het moment van schilderen is vastgesteld, wordt er in een minicompetitie uitgemaakt aan welk van de vier bedrijven het werk wordt gegund."

Bij een Europese aanbesteding is het verplicht dat alle inschrijvers over dezelfde informatie beschikken. De bewijslast – dat iedereen inderdaad dezelfde informatie heeft ontvangen – ligt bij de TU Delft. Dit betekende dat FMVG voor een gemiddelde aanbesteding zo'n tienduizend e-mailberichten moest archiveren. Op aanraden van Heerbaart is gekozen voor het e-procurement platform Negometrix. "Hierbij staat de benodigde informatie op internet en kunnen alle inschrijvers over precies dezelfde informatie beschikken. Het gebruik van het platform heeft ons ook veel werk bespaard, want er hebben uiteindelijk 302 bedrijven ingeschreven, die wij volgens de oude methode alle informatie zelf hadden moeten toesturen."

Uiteindelijk zijn er 33 bedrijven overgebleven, waarvan zeventien al langer voor de TU Delft werkten. Kahlman: "Het gaf mij een goed gevoel dat de helft bestond uit bedrijven waar wij al langer mee samenwerkten. Ik zie het als een bewijs dat wij voor de verplichte Europese aanbesteding onze leveranciers ook zorgvuldig selecteerden."

De selectie heeft niet in de eerste plaats op prijs plaatsgevonden, maar er was gekozen voor de verhouding 75 procent kwaliteit en 25 procent prijs. Kahlman: "Ik vind dat je zorgvuldig met belastinggeld dient om te gaan, maar dit betekent niet altijd voor de goedkoopste leverancier kiezen. Worden werkzaamheden niet goed uitgevoerd, dan moet je meestal hoge kosten maken om de schade te herstellen." Met de 33 geselecteerde bedrijven is op 28 januari een contract getekend. Met de afvallers heeft FMVG gesprekken gevoerd om toe te lichten waarom de keuze niet op hen is gevallen. Kahlman: "Soms vielen ze bijvoorbeeld buiten de boot omdat hun takenpakket niet aansloot bij de nieuwe perceelindeling. Met een aantal ondernemingen hebben wij jarenlang samengewerkt en ik vind het belangrijk om op een goede manier van elkaar afscheid te nemen. De bedrijven hebben dat allemaal erg op prijs gesteld en wellicht hebben die gesprekken er eveneens toe bijgedragen dat niemand een klacht heeft ingediend."

Uit: TU Delta